Hệ thống quản lý doanh nghiệp đơn lẻ, dữ liệu phân tán và quy trình làm việc thiếu kết nối chính là lý do khiến doanh nghiệp vận hành kém trơn tru tuy vẫn tốn mức chi phí lớn. Bằng cách tinh gọn hệ thống quản trị từ các hoạt động sản xuất, tài chính – kế toán, nhân sự đến chiến lược khách hàng – marketing trên 1 hệ thống toàn diện, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý, tiềm lực cạnh tranh và hướng đến sự phát triển bền vững.
Trong bài viết dưới đây, Lạc Việt sẽ cung cấp cho doanh nghiệp 5 lý do nên đầu tư vào nền tảng quản lý toàn diện và cách thức triển khai sao cho hiệu quả nhất.
1. Trước hết, hãy tìm hiểu tổng quan về hệ thống quản lý này
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là tập hợp các quy tắc, quy trình, công cụ, cơ chế được thiết lập để điều hành, kiểm soát và tối ưu hóa mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ cấp lãnh đạo hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình quản lý doanh nghiệp và thủ tục.
Không còn đối mặt với nỗi lo quản lý rời rạc, thiếu liên kết, hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong tất cả các khai, thực hiện kế hoạch, vận hành doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh.
2. 5 Lý do nên đầu tư vào hệ thống quản lý doanh nghiệp
Hệ thống quản trị doanh nghiệp mang đến cho doanh nhiều lợi thế phát triển trong các khâu vận hành.
Dưới đây là 5 lý do thuyết phục doanh nghiệp nên đầu tư càng sớm càng tốt:
2.1 Chuẩn hóa quy trình làm việc tối ưu chi phí
Nền tảng quản lý doanh nghiệp hiện đại chuẩn hóa quy trình liền mạch, hợp nhất thông qua việc loại bỏ các luồng công việc lặp đi lặp lại, hạn chế tối đa thao tác chuyển giao thông tin thủ công. Khi đó, tất cả nhân viên đều dễ dàng tiếp cận dữ liệu và kết nối với nguồn thông tin “đầu não” tại phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ.
Điển hình, khi ứng dụng hệ thống quản lý quy trình động LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa và số hóa tất cả quy trình, liên thông thành hệ sinh thái có thể quản lý, đo lường, điều phối. Hệ thống vận hành liên thông đa phòng ban từ Tài chính – Kế toán, Kinh doanh, Nhân sự, Hành chính nhân sự,…trên 1 nền tảng duy nhất, không điểm tắc nghẽn – không tình trạng chờ – không trùng lặp việc.
Nhờ đó, doanh nghiệp cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, tối ưu chi phí vận hành và nhân sự.
2.2 Gia tăng sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận
Nếu một doanh nghiệp có cách thức làm việc đơn lẻ, dữ liệu phân tán khắp nơi thì thông tin khó thể chuyển giao một cách liền mạch, chính xác. Điều này làm tăng thời gian chờ đợi và ảnh hưởng trực tiếp đến sự phối hợp giữa các phòng ban
Với hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện, doanh nghiệp có thể liên kết các quy trình, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng, đa phòng ban. Ngoài ra, phân hệ LV-DX Dynamic Workflow còn có chức năng thiết lập điều kiện chuyển bước, giao việc tại giai đoạn tiếp theo khi nhiệm vụ trước đó đã hoàn thành. Dù ở chi nhánh hay địa điểm nào, đội ngũ nhân sự cũng có thể duy trì việc giao tiếp và phối hợp xử lý công việc tức thì.
2.3 Thống nhất hệ thống vận hành trên 1 nền tảng
Theo báo cáo của Slack, nhân viên cho biết việc sử dụng quá nhiều công cụ/ứng dụng để quản lý công việc dẫn đến việc phân tâm và giảm khả năng tập trung. Không cần phải chuyển đổi giữa nhiều phần mềm khác nhau, tất cả thông tin cần thiết đều tập trung trong một hệ thống giúp doanh nghiệp dễ quản lý, theo dõi và điều chỉnh.
Ngoài ra, khi dữ liệu được tập trung nhất quán trên một nền tảng, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin và cộng tác mọi lúc mọi nơi.
2.4 Dự báo, ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu
Hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp dự báo xu hướng, ra quyết định chính xác và kịp thời. Thay vì dựa vào cảm tính, các nhà quản lý có thể căn cứ vào những dữ liệu thực tế, báo cáo tổng hợp thời gian thực về số lượng khách hàng, số lượng hàng bán ra hay các giai đoạn cao điểm,…để đưa ra các quyết định quan trọng.
Nổi trội có nhắc đến hệ thống quản trị doanh nghiệp LV-DX tích hợp công cụ Chatbot AI thông minh hỗ trợ tổng hợp dữ liệu, tra cứu, phân tích và đưa ra đánh giá chính xác. Chatbot giải đáp mọi truy vấn theo thời gian thực ngay trong chức năng báo cáo thống kê giúp Lãnh đạo đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp, từ giai đoạn lập kế hoạch, dự trữ hàng tồn kho cho đến chiến lược tài chính cho đến dịch vụ khách hàng,…
2.5 Tăng cường sức mạnh cạnh tranh trên thị trường
Thay vì mãi dậm chân tại chỗ với quy trình làm việc thủ công rườm rà, dữ liệu phân tán ở nhiều nền tảng phần mềm riêng lẻ khiến cho sự phối hợp của các phòng ban trở nên khó khăn, hệ thống quản lý doanh nghiệp all-in-one giúp doanh nghiệp kết nối đa phòng ban, quy trình vận hành thông suốt.
Bên cạnh đó, thông qua việc tinh gọn quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể tối ưu trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu suất nhân viên. Từ đó tạo tiền đề để duy trì quy trình vận hành ổn định và nâng cao tiềm lực cạnh tranh trên thị trường.
3. Các tính năng chính của hệ thống quản lý doanh nghiệp
3.1 Quản lý vận hành
Nền tảng quản trị cung cấp cho doanh nghiệp tất cả công cụ cần thiết để số hóa và tự động hóa quy trình làm việc, tạo sự liên thông liền mạch trong các giai đoạn chuyên giao thông tin, công việc giữa các phòng ban như: Tài chính – Kế toán, Quản trị sản xuất, Marketing, Bán hành, Nhân sự,…
Đặc biệt, hệ thống quản lý quy trình vận hành của LV-DX còn cung cấp các định nghĩa form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình theo phòng ban hoặc theo từng giai đoạn, đầu việc cụ thể. Hay liên kết các quy trình, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng, tự động chuyển sang quy trình tiếp nối khi kết thúc quy trình trước.
3.2 Quản lý nhân sự
Bên cạnh quản trị vận hành, hệ thống quản lý doanh nghiệp còn hỗ trợ giải quyết triệt để các bài toán về quản lý tuyển dụng, nhân sự, chấm công, tính lương, đánh giá năng lực,…một cách chính xác và nhanh chóng. Hình thành quy trình quản lý nhân viên toàn diện, liền mạch: Thu hút – Hội nhập – Duy trì – Hoạch định – Phát triển – Thôi việc.
Tất cả quy trình nhân sự phức tạp với nguồn dữ liệu khổng lồ đều được quản lý trên 1 nền tảng duy nhất. Với sự hỗ trợ của Chatbot AI, nhà quản trị còn có thể thực hiện phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng, nhu cầu của nhân viên, từ đó đưa ra các chính sách giữ chân và phát triển nguồn nhân lực.
3.3 Quản lý khách hàng
Hệ thống còn có khả năng quản trị trải nghiệm khách hàng CRM toàn diện, đột phá tăng trưởng doanh thu với mức chi phí tối ưu nhờ việc liên kết chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh và tiếp thị.
Đối với hệ thống LV-DX CRM, Lạc Việt tập trung xây dựng trải nghiệm người mua nhờ vào quy trình bán hàng nhất quán và minh bạch bằng cách tự động hóa quy trình kinh doanh.
Các tính năng nổi bật khác:
- Liên kết với các hoạt động marketing, tự động triển khai và thu thập thông tin khách hàng từ các hoạt động tiếp thị.
- Tiếp cận, giao tiếp và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
- Quản lý khách hàng (CRM) và dự đoán nhu cầu tương lai, cho phép bộ phận dịch vụ khách hàng tương tác với khách hàng một cách nhanh chóng nhất.
3.4 Quản lý trải nghiệm nhân viên
Ngoài việc chăm chăm cải thiện chất lượng công việc, doanh số thì hệ thống quản lý doanh nghiệp còn có khả năng kết nối nhân viên trong không gian số, tạo nên văn hóa số, kiến tạo môi trường làm việc lý tưởng, gắn kết và giữ chân nhân viên.
Điển hình như hệ thống LV-EXP tập trung khai thác những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, khiến mọi khoảnh khắc tại doanh nghiệp đều trở nên ý nghĩa, đẩy mạnh động lực làm việc.
Với các công cụ tích hợp tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thực của từng đối tượng như: Không gian giao tiếp – cộng tác số, Công nhận – tuyên dương, Phúc lợi linh hoạt, Vinh danh nhân tài, Lắng nghe và cải tiến liên tục.
4. Cách thức triển khai xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận trong tổ chức.
Dưới đây là 5 bước chi tiết để thiết lập một hệ thống quản lý toàn diện:
4.1 Lựa chọn nhà cung cấp
Để lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng về các đơn vị khác nhau trên thị trường, đánh giá uy tín, kinh nghiệm và các dự án đã thực hiện.
Một nhà cung cấp tốt không chỉ mang đến phần mềm chất lượng mà còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt trong suốt quá trình triển khai và sau khi hệ thống đi vào hoạt động.
Hãy ưu tiên những nhà cung cấp có thể cung cấp giải pháp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn và có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng giải quyết các vấn đề kỹ thuật khi cần thiết.
4.2 Phân tích quy trình hiện tại
Một hệ thống quản lý doanh nghiệp được đánh giá là phù hợp khi có thể giải quyết hết những khó khăn tồn đọng và “ăn khớp” với quy trình làm việc, văn hóa doanh nghiệp.
Việc phân tích kỹ lưỡng tình hình hiện tại, những thế mạnh và hạn chế giúp doanh nghiệp có kế hoạch triển khai hiệu quả hơn. Tại giai đoạn này, cần đánh giá chi tiết về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và các chức năng nghiệp vụ quan trọng như: Tài chính – Kế toán, Marketing – Kinh doanh, Quản lý điều hành, Quản trị nguồn nhân lực.
4.3 Cài đặt và cấu hình hệ thống
Đây là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để đảm bảo rằng hệ thống được thiết lập đúng cách, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Quá trình này thường gồm việc thiết lập các quy trình làm việc, phân quyền truy cập cho từng bộ phận và cấu hình các tính năng cụ thể theo yêu cầu. Cần lưu ý rằng, trong giai đoạn này, việc kiểm tra hệ thống thường xuyên là cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các chức năng hoạt động ổn định trước khi triển khai chính thức, đồng loạt.
4.4 Đào tạo người dùng
Một hệ thống quản lý doanh nghiệp dù hiện đại đến đâu cũng không thể mang lại hiệu quả nếu người dùng không biết cách sử dụng và khai thác các tính năng.
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ các chương trình đào tạo toàn diện để nhân viên làm quen với hệ thống, từ các chức năng cơ bản đến các tính năng nâng cao.
Quá trình đào tạo không chỉ tập trung vào việc sử dụng hệ thống mà còn hướng dẫn cách khai thác tối đa các tính năng để nâng cao hiệu suất công việc.
4.5 Vận hành và bảo trì
Sau khi áp dụng hệ thống vào mô hình vận hành thực tiễn, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi phân hệ đều hoạt động ổn định và không có lỗi xảy ra.
Để chắc chắn hệ thống hoạt động tốt và không gây gián đoạn tiến độ công việc, doanh nghiệp cần có một kế hoạch bảo trì định kỳ, bao gồm các hoạt động như cập nhật phần mềm, sao lưu dữ liệu, kiểm tra hiệu năng hệ thống, khắc phục các lỗi phát sinh.
5. Tiêu chí lựa chọn được hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp
5.1 Xem xét về tính năng
Bởi vì mỗi hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ có thế mạnh ở các phân hệ khác nhau, do đó doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng về tính năng có đáp ứng đầy đủ các nhu cầu hiện tại hay không. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần tập trung vào các hệ thống có đầy đủ tính năng về quản lý quy trình, quản lý sản xuất, quản lý kho và bán hàng,…
Ưu tiên lựa chọn các phần mềm có giao diện dễ sử dụng để tất cả thành viên trong tổ chức có thể tiếp cận và thao tác.
Ngoài ra, khả năng mở rộng về tính năng, số user sử dụng và tùy chỉnh linh hoạt giao diện, biểu mẫu,… cũng rất cần thiết để có thể “may đo” hệ thống phù hợp với quy trình kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp.
5.2 Khả năng tích hợp
Một hệ thống quản trị doanh nghiệp tốt phải đủ linh hoạt để kết nối với các công cụ và phần mềm sẵn có. Bởi vì, tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác nguồn dữ liệu nhanh chóng và đảm bảo sự thông suốt trong luồng công việc.
Bên cạnh đó, hãy chọn một hệ thống hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa loại tiền tệ để có thể vận hành linh hoạt trong nhiều môi trường kinh doanh khác nhau.
5.3 Chi phí hệ thống
Doanh nghiệp vẫn thường gặp phải tình trạng chi phí triển khai vượt quá dự tính ban đầu. Để kiểm soát chi phí chính xác thì hãy liệt kê danh sách các khoản đầu tư cần bỏ ra theo từng giai đoạn triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp. Ví dụ như:
- Chi phí ban đầu như phần mềm, cài đặt, đào tạo,…
- Chi phí vận hành hàng năm là bao nhiêu?
- Có các gói dịch vụ hỗ trợ đi kèm có tính phí hay không?
5.4 Tính an toàn bảo mật
Bảo mật là điều kiện tiên quyết đối với các hệ thống quản trị doanh nghiệp vì chứa những thông tin, dữ liệu quan trọng về khách hàng, nhân sự, tài chính, dòng tiền doanh nghiệp. Hãy cân nhắc các nền tảng có tính năng phân quyền/kiểm soát quyền truy cập, mã hóa khi sử dụng trên các thiết bị khác nhau và có chứng chỉ bảo mật theo tiêu chỉ quốc tế.
Việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ không có công thức chung cho bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, có một yêu cầu chung đó là chuyển hình thức quản trị thủ công truyền thống sang tự động hóa. LV-DX tự tin là một trong những giải pháp thiết lập thống quản trị toàn diện đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số.
